• correspondant(e) pour le site web,
• responsable des documents dans la deuxième langue,
• chargé de communication.

Cette tâche requiert des compétences importantes en matière de leadership, de communication et de gestion de projet, ainsi qu’une expérience préalable dans le domaine du travail de projet, de préférence dans un contexte international. Le coordinateur/La coordinatrice devrait être en lien direct avec le public cible du projet.

En termes d’implication, le rôle est susceptible de prendre en moyenne environ quatre semaines par an pour la coordination et les activités de projet.

La plupart des activités ont lieu à Graz. Entre les réunions, la coordination des projets est largement assurée par le biais de courriels ou d’autres moyens de communication à distance.

Le coordinateur/La coordinatrice de projet est en relation avec le Secrétariat du CELV pour toutes les questions liées au projet. Il lui sera demandé de conclure un contrat avec le CELV. Le contrat s’appuiera sur le projet tel que décrit dans la proposition et sera limité en durée et en portée à la durée de vie du projet et aux activités afférentes.

Le coordinateur/La coordinatrice est responsable de la gestion du projet sur la base d’un plan d’action convenu avec le CELV, du suivi du projet, de la remise de rapports et de l’évaluation de l’avancement et des résultats du projet. Il/Elle supervise, en coopération avec le correspondant pour le site web, le contenu et la qualité du site web du projet mis en place par le CELV pour chaque projet. Ce site web, hébergé par le serveur Internet du CELV, a pour but de garantir à la fois la transparence et la visibilité des processus et des résultats liés au projet, encourageant ainsi la participation et la diffusion à une plus large échelle.

En résumé, le coordinateur/la coordinatrice du projet est chargé(e) :

• de la direction de l’équipe de projet et la coordination du projet ;
• de toutes les questions liées au contenu du projet ;
• de la mise en oeuvre du plan d’action convenu conformément aux normes et délais fixés ;
• d’entretenir un contact régulier avec le Secrétariat du CELV pour toutes les questions liées au projet ;
• de la préparation et de la tenue effectives de tous les événements et réunions liés au projet et de la production de toute la documentation nécessaire ;
• de la responsabilité d’un flux d’information efficace entre les membres de l’équipe, les participants aux activités du projet et le CELV ;
• de l’évaluation continue de l’activité du projet et des comptes rendus au CELV sur l’avancement du projet ;
• la soumission des réalisations du projet au CELV ;
• la participation aux réunions des coordinateurs/coordinatrices à Graz, du 24 au 26 novembre 2015 et en 2017.

L’une des langues du projet devra être l’anglais ou le français. Les coordinateurs/coordinatrices de projet devront donc posséder au moins le niveau C1 dans la langue choisie, en termes de production écrite sur l’échelle du Cadre européen commun de référence pour les langues.

MEMBRE D’ÉQUIPE

Les membres de l’équipe sont chargés de contribuer à la préparation et la livraison des réalisations et des effets des projets conformément au plan convenu pour le projet. Les membres de l’équipe seront également affectés à l’un des trois rôles décrits ci-dessous ; il est également possible de partager ces rôles, sous réserve que les trois membres de l’équipe possèdent les compétences requises.

CORRESPONDANT POUR LE SITE WEB

En plus des responsabilités en tant que membre de l’équipe, le correspondant du site web sera chargé de la mise à jour et du développement du site du projet (créé et hébergé par le CELV), ainsi que de la production/du téléchargement des documents/matériaux liés au contenu du projet, en liaison avec le coordinateur/la coordinatrice du projet, le/la responsable des documents dans la deuxième langue et le webmaster du CELV. Le correspondant web sera également chargé d’assurer de façon continue la communication au sein du réseau de projet mis en place. Enfin, le correspondant web sera chargé de proposer une structure et de fournir des idées pour la conception du site web qui doit être construit en tant que réalisation du projet. Des compétences en matière de littératie numérique et d’utilisation des médias sociaux sont requises.

RESPONSABLE DES DOCUMENTS DANS LA DEUXIÈME LANGUE

En plus des responsabilités en tant que membre de l’équipe, le responsable des documents dans la deuxième langue sera chargé de veiller à ce que les principaux documents relatifs au projet soient disponibles dans la deuxième langue du projet, de publier la terminologie clé du projet dans les deux langues, d’assurer la deuxième version linguistique du site web du projet et la liaison avec le CELV concernant les questions linguistiques. Le responsable des documents dans la deuxième langue devra donc posséder au moins le niveau C1 dans la deuxième langue choisie, en termes de production écrite sur l’échelle du Cadre européen commun de référence pour les langues.

CHARGÉ DE COMMUNICATION

En plus des responsabilités en tant que membre de l’équipe, le chargé de communication devra communiquer, de manière appropriée, les informations sur les travaux en cours, les résultats et les bénéfices attendus à la société en général, ainsi qu’aux groupes cibles de spécialistes. Il devra être compétent dans l’utilisation des médias sociaux. Il est demandé de participer à des activités d’autres projets ayant un thème en rapport avec celui auquel il participe, en vue de faciliter les synergies entre les projets. La portée de la participation sera définie avec l’équipe de projet concernée et le CELV.

PARTENAIRE ASSOCIE

Les partenaires associés sont des personnes possédant une expertise dans le domaine d’activité, qui s’engagent avec l’équipe d’un projet et qui sont financés par leur institution ou leurs autorités nationales. Cette forme particulière de coopération a déjà été largement utilisée dans le programme actuel du CELV, afin de promouvoir davantage la coopération au niveau institutionnel et/ou comme un moyen de familiariser les représentants des Etats non membres aux activités du CELV.

• les frais de voyage et de séjour des membres de l’équipe (excepté des partenaires associés) et des participants pour les réunions et les événements inclus dans le plan d’action du projet ;
• des honoraires annuels de coordination pour les rôles indiqués sous 3. Quels sont les différents rôles et fonctions au sein des projets ? (àl’exception des partenaires associés). Une rémunération de coordination annuelle d’un montant total de 4500 € sera versée pour chaque année du projet, à partager entre les membres de l'équipe. Cette indemnité ne correspond pas réellement au taux en vigueur pour le temps passé par les membres de l'équipe, mais il s’agit plutôt d’une forme de reconnaissance de leur engagement envers le projet.
• une bourse de trois mois, si elle est proposée par le coordinateur/la coordinatrice de projet et approuvée par le CELV. Le boursier/La boursière sera un(e) jeune diplômé(e) qui fournira de l’assistance pour certains aspects du projet ; il/elle effectuera ce travail au CELV ;
• la préparation technique et la présentation des publications en ligne ;
• la fourniture de documents et de supports pertinents lors des événements ;
• des conseils à tous les niveaux du projet (c’est-à-dire un soutien pour la gestion, le contenu, des questions techniques, le site web, la diffusion, l’évaluation, la promotion du projet, la documentation) ;
• la gestion logistique et financière des réunions (par exemple les invitations, l’assistance dans l’organisation du voyage et du séjour, le paiement) ;
• l’assistance technique pour développer le site web et pour la retransmission en direct des ateliers, ainsi que l’organisation de webinaires ;
• l’aide et les conseils d’un consultant externe au programme du CELV désigné pour toute la durée du projet.